Så skapar digital deltagarhantering en smidigare och mer engagerande konferensresa

Med en digital eventsida kan ni samla allt på ett och samma ställe, från inbjudningar och anmälningar till agenda, reseinformation och uppdateringar under konferensens gång. Det skapar inte bara en smidigare process för arrangören, utan också en bättre upplevelse för deltagarna.

Men den digitala delen handlar inte bara om administration. Den spelar också stor roll för känslan kring eventet. Genom att anpassa eventsidan med företagets färger, bilder, film och grafiska uttryck blir den en naturlig del av upplevelsen redan från första inbjudan.

Här delar Nancy, vår digitala eventguru, med sig av sina tre bästa tips 👇

1. “Gör det lätt för både dig och gästen med en helt digital process.”

När allt ligger digitalt blir både planeringen och gästresan smidigare. Påminnelser går automatiskt till dem som inte svarat, gäster väljer själva sina aktiviteter och QR incheckning gör starten på konferensen snabb och enkel. Det skapar ordning utan att du behöver lägga tid på manuella listor.

2. “Ge gästen en agenda som lever, precis som eventet.”

En digital eventsite fungerar som konferensens hjärta. All information finns samlad och alltid uppdaterad. Genom att lägga en QR kod på exempelvis badgen kan deltagarna enkelt skanna och få den senaste versionen av schemat, rumsändringar eller nya programpunkter direkt i mobilen. Uppdateringar sker i realtid och du slipper försöka nå ut manuellt till alla deltagare.

3. “Avsluta lika snyggt som du började.”

Den digitala upplevelsen behöver inte ta slut när konferensen är över. Efteråt kan ni skicka ut tackmail och digitala surveys för att fånga upp deltagarnas upplevelser och samla värdefulla insikter inför framtida event. Tillsammans med statistik från verktyget får ni en tydligare helhetsbild av vad som fungerade riktigt bra.

Med rätt digitala verktyg blir konferensen mer än bara ett event, den blir en upplevelse som börjar långt innan avresa och lever kvar långt efteråt.