Steg 1. Vad vill ni uppnå?

Cirka 12 månader före eventet

Innan vi börjar titta på destinationer vill vi förstå varför eventet ska genomföras. Är syftet att samla medarbetare från olika marknader, stärka företagskulturen, fira en framgång eller skapa en gemensam upplevelse?

Tillsammans går vi igenom eventets mål, målgrupp, budget, önskemål och förutsättningar. Utifrån detta undersöker vi vilka destinationer, hotell och upplägg som kan passa.

Här gör vår erfarenhet stor skillnad. En destination som ser fantastisk ut på bild är inte alltid den som fungerar bäst för en större grupp. Flygförbindelser, transfer, hotellkapacitet, möteslokaler och logistik behöver fungera tillsammans.

Utifrån detta tar vi fram en genomarbetad offert med förslag på destination, hotell och ett övergripande koncept för eventet, så att ni får en tydlig bild av hur upplevelsen skulle kunna se ut och vad det innebär budgetmässigt.

Steg 2. Beslut, förankring och bokning

Cirka 10–12 månader före eventet

När vi har presenterat offerten och hittat en destination och ett upplägg som känns rätt är nästa steg att landa i ett gemensamt beslut.

För större internationella event behöver ofta flera personer vara delaktiga. Budgeten ska kanske godkännas, förslaget presenteras internt och olika alternativ vägas mot varandra.

Eftersom beslutsprocessen ser olika ut i olika organisationer hjälper vi till med tydliga beslutsunderlag och finns med som stöd när frågor uppstår.

När beslutet är fattat säkrar vi de viktigaste delarna, som flyg, hotell, lokaler och andra större bokningar. Med de stora pusselbitarna på plats har vi en stabil grund för resten av planeringen.

Steg 3. Destination, logistik och site visit

Cirka 9–11 månader före eventet

När destinationen är vald och de viktigaste bokningarna är på plats rekommenderar vi ofta en site visit, ett platsbesök där vi tillsammans med er får uppleva destinationen och se hur eventet kan ta form.

Ni får se hotellet och lokalerna med egna ögon, uppleva atmosfären och upptäcka möjligheterna på plats. Här vidareutvecklar vi också eventets koncept och utforskar idéer kring aktiviteter, underhållning och upplevelser med hänsyn till destinationens förutsättningar, årstid och väder.

Hur kan möteslokalerna användas på bästa sätt? Var skulle vi kunna arrangera en gemensam middag? Hur fungerar logistiken mellan hotellet och aktiviteterna? Och vilken känsla vill vi skapa för deltagarna?

Under platsbesöket blir idéerna mer konkreta och det blir lättare att föreställa sig helheten. Efteråt går vi igenom våra intryck, fångar upp önskemål och tar med oss dem i den fortsatta planeringen.

Steg 4. När grunden är lagd får projektet landa

Cirka 8–9 månader före eventet

När de stora besluten är fattade, bokningarna är på plats och vi har upplevt destinationen tillsammans har vi en tydlig bild av hur eventet ska ta form. Projektet går nu ofta in i en lugnare fas.

Under den här perioden fortsätter vi att hålla koll på bokningar, leverantörskontakter och viktiga deadlines, så att allt är i ordning inför nästa steg i planeringen.

Steg 5. Vi skapar struktur och väcker förväntan

Cirka 6–7 månader före eventet

Nu börjar vi blicka mot deltagarna och arbetar med eventets struktur, kommunikation och inbjudan. Vi ser till att deltagarna får rätt information och skapar en tydlig process för anmälan och deltagarhantering.

En genomtänkt inbjudan gör mer än att informera om datum och destination. Den sätter tonen för upplevelsen, väcker nyfikenhet och ger deltagarna något att se fram emot.

Samtidigt följer vi anmälningsläget, håller kontakten med er och bevakar kommande deadlines.

Steg 6. Nu börjar detaljplaneringen på riktigt

Cirka 4–5 månader före eventet

När eventet närmar sig intensifieras arbetet. Vi har nu en tydligare bild av deltagarantalet och kan börja planera på detaljnivå, från rumsfördelning och transporter till måltider, dukning, teknik, aktiviteter och körscheman.

Vissa delar planeras medvetet senare. Att exempelvis börja med rumsfördelning eller bordsplacering för tidigt kan skapa onödigt dubbelarbete när deltagarantalet förändras.

Regelbundna avstämningar håller projektet på rätt kurs

Under den här fasen har vi regelbundna projektmöten med er, ofta en gång i veckan. Vi går igenom vad som är klart, vilka beslut som behöver fattas och vad som står näst på tur.

Parallellt arbetar vi med leverantörer, uppdaterar deltagarlistor och ser till att alla delar fungerar tillsammans. Ju närmare eventet vi kommer, desto mer detaljerad blir planeringen.

Steg 7. De sista förberedelserna

Cirka 2–6 veckor före eventet

När avresan närmar sig kvalitetssäkrar vi helheten. Vi stämmer av detaljer med hotell, restauranger, transportbolag och övriga leverantörer, uppdaterar deltagarlistor, färdigställer körscheman och hanterar sista justeringar.

Vi säkerställer också att alla inblandade vet vad som ska hända, när och vem som ansvarar för vad.

Eftersom de stora delarna säkrades tidigt kan vi nu fokusera på att finslipa upplevelsen i stället för att lösa grundläggande frågor i sista minuten.

Steg 8. Äntligen dags för genomförande!

Under eventet

Efter månader av planering är det dags att välkomna deltagarna.

Vi finns på plats för att samordna leverantörer, hålla ihop programmet och hantera det som uppstår längs vägen. Ett försenat flyg, väder som påverkar en aktivitet eller ett schema som behöver justeras kräver både flexibilitet och erfarenhet.

Vår uppgift är att ligga steget före, hitta lösningar och se till att ni kan fokusera på era gäster och syftet med eventet.

Steg 9. Uppföljning – vad tar vi med oss till nästa gång?

Efter eventet

Arbetet slutar inte när de sista deltagarna åker hem. Vi följer upp genomförandet, utvärderar resultatet och samlar insikter inför framtida event. Vad fungerade särskilt bra? Vad kan utvecklas? Och hur väl uppnådde vi målen som sattes från början?

Varje event ger oss erfarenheter som vi tar med oss för att skapa ännu bättre upplevelser nästa gång.

Tre saker att ta med sig

1. Börja i tid. För större internationella event är cirka ett års framförhållning en bra utgångspunkt. Det ger större valfrihet och bättre möjligheter att hitta rätt destination och upplägg inom er budget.

2. Allt behöver inte planeras på en gång. Vi arbetar i etapper, säkrar de stora delarna tidigt och tar hand om detaljerna när det är dags.

3. Tänk bortom destinationen. För en riktigt bra upplevelse behöver även flygförbindelser, hotell, möteslokaler, aktiviteter och logistik fungera tillsammans.

Dags att planera nästa internationella event?

Med rätt framförhållning och en genomtänkt process finns det tid att utforska möjligheterna, fatta välgrundade beslut och låta detaljerna ta form längs vägen.

Har ni ett internationellt event på gång tar vi gärna del av era tankar och ser vad vi kan skapa tillsammans.